MISE A JOUR AU 29.04.20 La modification des règles applicables aux assemblées générales et réunions de l’organe d’administration dans le cadre du confinement lié au Covid-19

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La Belgique fait face à une situation de crise liée à l’épidémie du coronavirus. Afin de lutter contre celle-ci, des mesures inédites de confinement ont été prises. Mais qu’en est-il de l’activité des personnes morales et de la tenue des assemblées générales et réunions de l’organe d’administration durant cette période de confinement ?

L’arrêté royal n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 a été publié ce 9 avril 2020 afin de proposer plusieurs assouplissements des règles relatives à la tenue des assemblées générales et des réunions de l’organe d’administration.

  • A qui s’applique ces dispositions ?

Ces assouplissements s’appliquent à toute société, association et personne morale régie par le Code des sociétés et associations et aux personnes morales constituées par ou vertu d’une loi ou d’un règlement particulier.

  • Quand s’appliquent ces dispositions ?

Les dispositions de cet arrêté sont applicables du 1er mars 2020 au 30 juin 2020. Cette période peut être renouvelée si nécessaire.

Elles s’appliquent (i) à toute réunion d’organe d’administration et d’assemblée générale à tenir ou qui aurait dû être tenue mais qui n’a pas été tenue, et (ii) à toute convocation d’organe d’administration et d’assemblée générale envoyée ou publiée ou qui aurait dû être envoyée ou publiée, à partir du 1er mars 2020.

  • Quelles sont les mesures mises en place ?

Ces mesures s’appliquent nonobstant toute disposition légale, réglementaire ou statutaire contraire.

    1. L’arrêté royal autorise la tenue effective de l’assemblée générale et ce, dans le respect des règles de confinement. L’arrêté royal énonce que l’organe d’administration peut imposer aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits exclusivement :

      1° en votant à distance avant l’assemblée générale par correspondance ; et

      2° en donnant une procuration avant l’assemblée générale, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations dans la mesure où le présent article n’y déroge pas.

      Le vote à distance est organisé pour toutes les personnes morales suivant les modalités de l’article 7:146 du Codes des sociétés et associations applicable au sociétés anonymes. Succinctement, un formulaire de vote est mis à disposition sur le site internet, par e-mail ou courrier ordinaire.

      Pour le vote par procuration, l’organe d’administration peut imposer un porteur de procuration unique afin de limiter la présence physique. Ce porteur sera choisi dans le respect des règles relatives au conflit d’intérêt. Il ne pourra exercer le droit de vote qu’à la condition qu’il dispose d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour. Les procurations reçues antérieurement restent valables.

      La personne morale peut, si le respect des mesures de lutte contre le Covid-19 l’impose, interdire la présence à l’assemblée générale des actionnaires, membres ou autres personnes, ainsi que de leurs mandataires.

      Les membres du bureau de l’assemblée générale, si un tel bureau est constitué, les membres de l’organe d’administration et le commissaire peuvent valablement participer à l’assemblée générale à distance, notamment par conférence téléphonique ou vidéo.

      La personne morale peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées et obliger à ce qu’elles le soient quatre jours avant l’assemblée générale. L’organe d’administration y répond par écrit avant l’assemblée générale ou oralement pendant celle-ci si une diffusion téléphonique ou vidéo est assurée.

    1. À défaut de tenue effective de l’assemblée générale, il est permis à l’organe d’administration de reporter la tenue de l’assemblée générale. Cette possibilité existe même si l’assemblée a déjà été convoquée, à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés.

      Les personnes morales jouissent d’un report de dix semaines pour certains délais légaux tels que l’obligation de tenue de l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice ou l’obligation de dépôt des comptes annuels et d’autres documents auprès de la BNB dans les sept mois de la clôture de l’exercice.

      Le report n’est pas autorisé s’il s’agit d’une assemblée déjà convoquée lorsque l’actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif, d’une assemblée convoquée par ou à la demande du commissaire ou d’une assemblée convoquée à la demande d’actionnaires ou de membres. Ces assemblées peuvent se tenir à distance.

  1. Enfin, tout organe d’administration collégial peut prendre des décisions par consentement unanime écrit de l’ensemble de ses membres.

L’organe d’administration peut également délibérer et décider (si nécessaire à la majorité) via des moyens qui permettent une délibération collective tels que les conférences téléphoniques ou vidéo.

L’économie belge se voit inévitablement impactée par cette crise sanitaire inédite. Cet arrêté royal permet désormais d’assurer la continuité de la vie des sociétés et des associations, en recourant notamment aux moyens technologiques.

Pour toute question en cette matière, n’hésitez pas à prendre contact avec notre associé spécialisé dans ces questions, Me Jérôme HENRI.